1目的

当事務所は、企業様の経営情報・人事情報、および外国籍スタッフの方の個人情報をはじめとする機密情報をお預かりして業務を遂行する性質上、これらの情報の厳格な管理が不可欠であると認識しています。本ポリシーは、当事務所がお預かりする機密情報を適切に保護し、お客様に安心してご相談・ご依頼いただける体制を整えることを目的として定めるものです。

2機密情報の定義

本ポリシーにおいて「機密情報」とは、業務委任契約またはご相談・お問い合わせの過程で、お客様から開示または当事務所が知り得た、以下のような情報を指します。

• 企業の経営状況、財務情報、組織体制、雇用計画等の経営上の情報
• 就労予定または現に雇用している外国籍スタッフの個人情報・経歴・労働条件
• 申請理由書その他、入管への提出書類の作成過程で開示された内部事情
• その他、当事務所が業務遂行上知り得た、お客様の非公開情報全般

なお、個人情報に該当する情報の取扱いについては、別途定める「プライバシーポリシー（個人情報保護方針）」も併せて適用されます。

3行政書士法上の守秘義務

当事務所の代表行政書士および業務に従事する者は、行政書士法第12条に定める秘密保持義務を負っており、正当な理由なく、業務上知り得た秘密を他に漏らし、または窃用することはありません。この義務は、業務終了後または退職後も継続するものとします。

4機密情報の管理体制

当事務所は、機密情報の漏えい・紛失・改ざん等を防止するため、以下のような管理措置を講じます。

• 機密情報を取り扱う書類・データへのアクセス権限の限定
• 電子データの暗号化、パスワード設定およびアクセスログの管理
• 紙媒体の書類の施錠保管、および不要となった書類の確実な廃棄
• 業務従事者に対する秘密保持に関する誓約・教育の徹底
• 外部とのメールやり取りにおける誤送信防止措置

5第三者への非開示

当事務所は、お客様からお預かりした機密情報を、本ポリシーに定める例外の場合を除き、お客様の事前の同意なく第三者に開示・漏えいすることはありません。また、ご依頼いただいた業務の遂行以外の目的で機密情報を利用することもありません。

6開示が認められる例外

以下のいずれかに該当する場合には、お客様の同意を得ることなく機密情報を開示することがあります。

• 出入国在留管理局その他の関係官公庁への申請手続き上、提出が必要な場合
• 法令の定めに基づく開示請求があった場合（裁判所、捜査機関等からの正当な要請を含む）
• 人の生命、身体または財産の保護のために緊急の必要がある場合
• 既に公知である情報、または当事務所の責に帰さない事由により公知となった情報

7業務従事者・委託先の義務

当事務所の業務に従事するすべての者（補助者、事務スタッフ等を含みます）は、機密情報の取扱いについて本ポリシーと同等の義務を負うものとします。また、業務の一部を外部に委託する場合には、委託先との間で秘密保持に関する取り決めを行い、適切な監督を実施します。

8情報の保管期間・返還・破棄

お預かりした機密情報は、業務遂行に必要な期間、また関連法令で定める保存期間に従って保管し、保存の必要がなくなった時点で、適切な方法により確実に破棄または消去いたします。お客様からご要望がある場合には、書類の返却についてもご相談に応じます。

9違反時の対応

万が一、機密情報の漏えい等が発生した場合、または発生のおそれがあることを認知した場合には、速やかに事実関係を調査し、被害の拡大防止および再発防止のための措置を講じるとともに、必要に応じてお客様へご報告いたします。

10本方針の改定

当事務所は、法令の改正や業務内容の変更等に応じて、本ポリシーの内容を予告なく変更することがあります。変更後のポリシーは、当ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。

11お問い合わせ窓口

機密情報の取扱いに関するご質問、ご相談は、下記窓口までお願いいたします。